Можно ли тормозить в бизнесе. Часть 2 (как мы улучшаем проект www.zenova.ru)

 

В части 1 этой статьи я писал, что мы ищем инструмент, который бы позволял нам лучше управляться с задачами и небольшими проектами для развития Зеновы. Теперь у нас уже есть небольшой опыт использования одного из таких инструментов и я могу уже кое что рассказать. 

 

Сразу скажу, от выбора различных приложений глаза просто разбегаются. Попробуйте забить в поисковике фразу "лучшие приложения (сервисы) для управления задачами (проектами)". И вы увидите десятки предложений на подобную тему. 

 

Для меня лично очень важно было понять и ограничить полет фантазии тем, что я не пытаюсь автоматизировать текущие операционные процессы (прием заявок, консультации клиентов, выставление счетов, отгрузки и пр.).  Нам нужно управляться с задачами, которые ВЫХОДЯТ ЗА РАМКИ ПОВСЕДНЕВНЫХ ПРОЦЕССОВ. 

 

Выбирать пришлось между такими типами приложений:

— Задачи представлены в виде списка и разбиты по темам;

— Задачи представлены в виде карточек на канбан-доске;

— Задачи представлены в графическом виде (например, диаграмма Ганта); 

— Сложные приложение, где задачи могут быть представлены в различных видах. 

 

С самого начала в моей голове засело желание выбора универсального приложения, где можно было бы представлять задачи и в виде доски и диаграммой Ганта. Такую возможность дает, например, Битрикс 24. Это большая система для управления коммуникациями внутри бизнеса, где блок задач и проектов составляет только один из модулей. Сам по себе модуль задач детально разработан и в нем множество возможностей (считать рабочие часы, объединять задачи в проекты, представлять задачи в виде списка, доски или сетевой диаграммы и пр.). Однако это тот случай, где больше возможностей не значит лучше. Например, для работы с задачами пользователю придется переключаться с других пунктов меню системы. Также перед ним постоянно будут маячить кнопки выбора вида представления задач (список, доска, диаграгмма). Лишние кнопки - лишнее отвлечение. В управлении задачами Битрикса есть еще одна существенная проблема. Там нельзя разбивать задачи по темам (например, текущие вопросы, маркетинг, развитие и т.п.). 

 

Я решил, что нам нужно более лаконичное приложение, где будет реализовано управление задачами (проектами) и ничем иным. А сами задачи будут представлены только одним образом без возможности выбора. Осталось выбрать этот образ. Диаграммы Ганта пришлось отбросить сразу. С ними удобно обозревать общие сроки выполнения задач, но они плохо отвечают на вопрос ЧТО ПРОИСХОДИТ В ДАННЫЙ МОМЕНТ. К тому же мы прекрасно понимали, что не все задачи могут иметь четкие сроки выполнения. А диаграмма Ганта всегда подразумевает явное указание сроков. Задачи без сроков по определению будут некорректно отображаться на диаграмме Ганта, ведь там всегда присутствует временная шкала. 

 

 

В итоге в финал нашего небольшого конкурса вышли 2 приложения: Trello (задачи в виде канбан-доски) и Wunderlist (задачи в виде списка). Оба приложения очень лаконичные и удобные. У обоих есть вполне функциональная бесплатная версия. А также оба приложения кроссплатформенные - у них есть десктопная и мобильная версии, которые всегда синхронизированы между собой в облаке. Я создал аккаунты в обоих системах и стал пользоваться ими параллельно. 

 

Как я выяснил, функционал обоих приложений предельно близок. Но в Wunderlist задачи располагаются в одном измерении (сверху вниз), а в Trello в двух измерениях (сверху вниз и слева направо). Возможность располагать задачи в двух измерениях в Trello дает большое преимущество. Ты всегда с ходу понимаешь какие задачи в настоящее время выполняются, а какие еще не начаты, отложены, ждут проверки и т.д. 

 

 

 

 

 

 

 

На выше приведенных изображениях показан вид рабочего интерфейса Wunderlist и Trello с одними и теми же задачами. 

Левая часть рабочего стола содержит меню. В обоих приложениях оно очень похоже. Там мы видим перечень досок (списков) задач. Я разделил для себя задачи на семейные, личные, автомобильные, рабочие личные, рабочие общие текущие, рабочие общие развивающие (да-да, помимо рабочих задач я не преминул воспользоваться шансом упорядочить и лично-семейные дела тоже). 

 

В правой части стола показан перечень задач с доски Работа. В моем примере их три. В Wunderlist все три задачи расположены друг под другом. А в Trello они распределены по столбикам. Две задачи в столбике "В процессе", а третья задача в столбике "Отложено". И в этом большой плюс Trello. Не нужную в настоящий момент задачу переносим в столбик "Отложено" и она не маячит перед глазами постоянно. Когда вы смотрите на эту же самую задачу в Wunderlist, то не понимаете мгновенно, что в настоящий момент ей заниматься не надо. А значит тратите лишнее мыслетопливо на то, чтобы это вспомнить. И это происходит каждый раз, когда вы смотрите на этот список. 

Конечно, в Wunderlist можно создать список под названием "Отложено" в левом меню (как это у меня и было сделано). Однако в нем будут смешаны задачи совершенно разных видов (и личные и рабочие) и обращаться к такому списку будет не очень удобно. 

 

То же самое относится к новым задачам. В Wunderlist есть список "Входящие" (см. левое меню на изображении). Туда вы должны забрасывать только что придуманные задачи до того, как начнете ими заниматься. Но и здесь Trello выигрывает на мой взгляд. В нем нет нужды создавать отдельную тему для новых задач. Вместо этого у вас внутри каждой доски создается столбик "Новые задачи". Если новая задача носит личный характер, то я переключаюсь на доску "Личное" и создаю новую задачу там. Таким образом все задачи проходят сортировку по типу уже в момент создания. Это удобно и в этом нет ничего сложного. 

 

Около суток мне понадобилось для выявления победителя между двумя сервисами. Им стал Trello. Не потому что он лучше сделан, а потому что представление задач в виде канбан-доски лучше, чем представление задач в виде списков. 

 

 

На момент написания этой статьи я пользуюсь сервисом Trello около двух недель. Общие впечатления весьма положительные. Я стал тратить гораздо меньше усилий на планирование. Не времени, а именно усилий. Раньше я многие задачи держал в голове, что требовало высокого напряжения и концентрации внимания, а теперь могу спокойно созерцать их перед собой на экране. В результате мое мыслетопливо больше не расходуется чрезмерно на планирование. Соответственно больше сил остается именно на решение самих задач. 

 

Если раньше я вел параллельно не больше двух проектов (создание нового сайта Зеновы и создание учетной системы), то теперь решился добавить еще и третий проект — улучшение качества ответов на входящие заявки клиентов. И мне кажется, это еще не предел. 

 

Командное использование сервиса мне тоже показалось весьма удобным. Создаешь рабочую доску, подцепляешь туда членов команды. Затем в каждой отдельной задаче можно добавить участников, которые и будут получать уведомления обо всем происходящем с этой задачей. Опять же меньше головной боли — не нужно помнить кому и что поручил. 

 

 

Управлять сложными проектами, где участников больше 5 человек, с помощью Trello будет сложно. Нет интуитивно понятного способа связывания задач между собой. Ведь неплохо было бы, например, иметь возможность привязать начало выполнения одной задачи к окончанию другой. 

 

Trello не позволяет строить сетевые графики и каким-то иным образом визуализировать данные. Конечно, есть многочисленные внешние плагины к Trello, но пользоваться ими будет наверняка сложнее, чем базовым интерфейсом.  К тому же полноценно пользоваться внешними плагинами можно в платной версии системы. Впрочем цена не так уже и высока. 

 

 

Несмотря на малое время пользования сервиса я 80-90% я уже уверен, что Trello органично впишется в набор инструментов, которыми мы пользуемся в Зенове. Кроме того, благодаря этому сервису мы гораздо быстрее разработаем прочие приложения, которые позволят реализовать наше видение будущего бизнеса и вывести его на новый уровень. 

 

Надо только помнить, что Trello (а равно и любой другой хороший сервис для управления задачами) лишь поможет организовать и упорядочить ваши усилия по развитию, но никак не заменит их. Это лишь такое посредническое звено, которое позволяет быстрее претворять претворять задуманное (стратегическое планирование) в жизнь (операционные процессы). 

 

 

Автор Руслан Загидуллин